Como Escrever Um Email Formal

Você quer aprender a escrever um e-mail profissional bem estruturado? Então, você está no lugar certo!

Saber o que dizer em um texto de e-mail é importantíssimo para que a mensagem seja entendida pelo destinatário e as informações sejam transmitidas com clareza. Por isso, se você quer aprender tudo sobre o assunto, acompanhe o artigo abaixo:

Como se apresentar em um e-mail

1. Assunto

O campo do assunto é o primeiro passo para a escrita de um excelente e-mail profissional. Sua principal característica é conter frases curtas e objetivas.

Se o corpo do texto se refere a uma reunião geral, por exemplo, o ideal é que o assunto contenha essa palavra-chave, veja: "Convocação para reunião geral".

Não é preciso incluir detalhes como horário, dia e local da reunião no assunto do e-mail, até porque tais informações comporão o texto da mensagem.

E ah...lembre-se que assunto vazio é consideradospam! Então, antes de enviar o e-mail certifique-se que o assunto foi preenchido corretamente.

2. Cumprimentos iniciais

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"Boa tarde Diretor Antônio"

Se você foi capaz de perceber o erro da saudação acima, já começamos bem! Afinal, uma das falhas mais comuns na escrita de e-mails é o uso incorreto da vírgula e do vocativo.

Mas do que é que você está falando mesmo?

Vamos lá: quando você inicia uma conversa no WhatsApp como você fala?

"Boa tarde João" ou "Boa tarde, João."
"Oi Maria" ou "Oi, Maria!"

Talvez você use a primeira, acertei? Sinto informar, mas essa é a opção incorreta e pode comprometer todo o sentido de sua frase.

Veja como o significado é diferente nas frases a seguir:

"Você viu o professor Rogério?"
"Você viu o professor, Rogério?"

Na primeira, você está perguntando a alguém se ele avistou o "professor Rogério", já na segunda, com o uso correto da vírgula no vocativo, a pergunta é direcionada para o Rogério.

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Com base nisso, podemos definir o vocativo como: o elemento através do qual nos dirigimos ao ouvinte ou leitor para chamá-lo. A vírgula que o separa do restante da frase, portanto, é obrigatória!

Vejamos alguns exemplos práticos:

Boa tarde, Joana!
Joana, boa tarde!
Prezado Diretor, bom dia!
Caro diretor de Vendas, ...
Querido cliente, como vai?
Bom dia, professora!
Obrigado, amigo.
Hoje, José, irei ao encontro às 10h.

3. Conteúdo do e-mail

Seja em um e-mail formal ou informal, é preciso ter clareza nas palavras para que a pessoa que está lendo entenda a sua mensagem.

Dessa maneira, desenvolva um corpo de e-mail informativo e não muito longo, que transmita a mensagem sem dificuldades e com objetividade.

Se o intuito é a convocação para uma reunião com a equipe de gestores, por exemplo, diga:

"Prezados Gestores, boa tarde!

Encaminho este e-mail para convocá-los..."

Às vezes, menos informações geram menos confusões e a mensagem é entendida mais rapidamente. Leve isso em consideração na hora de escrever seu e-mail.

4. Como finalizar um e-mail profissional

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A última coisa que lemos em um e-mail é o encerramento da mensagem, isto é, a despedida do remetente. É aqui que a pessoa guarda seu nome e informações sobre você.

Seria ideal se nesta etapa você contasse com uma assinatura de e-mail, assim as informações essenciais como seu nome, telefone e e-mail estariam disponíveis ao destinatário sempre que ele precisar entrar em contato com você e, além disso, seus e-mails sempre estariam padronizados.

Mas, antes dessa parte, é fundamental fazer uma despedida formal adequada ao restante da mensagem. Você pode usar:

Atenciosamente
Respeitosamente
Cordialmente
Saudações
Agradeço a atenção
Desde já, muito obrigado(a)
Grato(a)
Com os melhores cumprimentos etc.

5. Cuidado com CAIXA ALTA

A não ser que você precise destacar alguma informação importante da mensagem de seu e-mail, evite utilizar a caixa alta.

Muitas vezes, o uso desenfreado da caixa alta pode passar a impressão de que VOCÊ ESTÁ IRRITADO OU GRITANDO.

Em vista disso, para trazer mais atenção a algum trecho de seu e-mail, utilize negrito, sublinhado, itálico etc. Mesmo assim, use as formatações com cautela para que não prejudiquem a interpretação de sua mensagem.

6. Nada de abreviaturas, ok?

Embora vivamos numa era de rapidez nas informações e tecnologias de ponta, a prática de escrever por abreviações não é recomendada para e-mails formais.

Além de soar desrespeitoso, a informalidade não cabe para todas as situações da vida, muito menos para fins profissionais.

Nesse sentido, atente-se à escrita e supere seu vício de linguagem em usar "vc" "oq" "pq" "blz" etc. Para e-mails profissionais utilize a língua padrão da Língua Portuguesa e revise muito bem seu texto antes de enviá-lo.

7. Não esqueça dos anexos!

Se você informou sobre arquivos durante o texto de seu e-mail, não esqueça de anexá-los! Além de explicar muito bem o motivo pelo qual você está encaminhando aqueles anexos, é fundamental não esquecer de inseri-los em seu e-mail. Isso vai otimizar a comunicação entre as partes e evitará trabalhos extras de reenvio.

Pronto! Depois desses 7 passos você já sabe como escrever um e-mail profissional da melhor forma! Conheça agora as vantagens de utilizar o Outlook como seu provedor de e-mail.

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